公關(guān)公司在做活動(dòng)時(shí)的執(zhí)行技巧和方法
做公關(guān)活動(dòng)的應(yīng)該都清楚，企業(yè)辦一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)往往需要大量的財(cái)力、物力、人力的輸出，經(jīng)常在舉辦公關(guān)活動(dòng)期間會(huì)遇到很多意識(shí)不到的問(wèn)題，例如：怕流程出錯(cuò)、現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)讓領(lǐng)導(dǎo)不滿意的地方、預(yù)算不夠、活動(dòng)效果不好、甚至在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)讓自己措手不及的事件發(fā)生，那該如果避免這些問(wèn)題呢?今天成都公關(guān)公司小編給大家分享公關(guān)活動(dòng)中的執(zhí)行流程和需要注意到的一些細(xì)節(jié)。
一般公關(guān)活動(dòng)執(zhí)行流程分為以下幾個(gè)大步驟：
01 場(chǎng)地布置
02 活動(dòng)彩排
03 活動(dòng)管理
04 費(fèi)用清單
05 活動(dòng)總結(jié)
01 場(chǎng)地布置
俗話說(shuō)得好“萬(wàn)事開(kāi)頭”， 公關(guān)活動(dòng)難就難在選場(chǎng)地和場(chǎng)地布置上面，那么該如何學(xué)會(huì)和場(chǎng)地方溝通呢，首先要做好場(chǎng)地前期的考察和確認(rèn)工作：
1)確定公關(guān)活動(dòng)的布置時(shí)間;
2)確定進(jìn)場(chǎng)路線、例如，停車(chē)區(qū)域，卸貨區(qū)域、是否有貨梯，能通過(guò)物料的體積大小;
3)確定活動(dòng)用電量、開(kāi)關(guān)閘的位置;
4)確定客梯、樓梯、安全出口的位置;
5)確定特邀嘉賓的座位席以及休息室;
6)確定嘉賓簽到臺(tái)、展示區(qū)的位置;
7)確定座椅數(shù)量、擺放方式和座椅的樣式;
8)確定嘉賓走動(dòng)區(qū)域、茶歇位置等;
9)確定現(xiàn)場(chǎng)是否有網(wǎng)絡(luò)以及覆蓋情況;
10)確定現(xiàn)場(chǎng)燈光位置;
11)確定空調(diào)溫度、講臺(tái)位置和高度;
12)確定停車(chē)場(chǎng)位置和數(shù)量;
13)確定活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的總面積以及各區(qū)域面積。
其次就是活動(dòng)中所需的物料制作上的最終核對(duì)，如果提前檢查出來(lái)問(wèn)題也好抓緊時(shí)間進(jìn)行更換：
1)仔細(xì)核對(duì)物料制作的數(shù)量、顏色、畫(huà)面是否正確、LOGO、日期以及時(shí)間;
2)查看噴繪制作的質(zhì)量，及時(shí)補(bǔ)救，如需要重新噴繪、調(diào)整顏色和加工制作等;
3)核查現(xiàn)場(chǎng)使用的材料是否真實(shí);
4)工程預(yù)期是否按預(yù)期施工;
5)施工人員是否全部到位，對(duì)接施工負(fù)責(zé)人;
6)高規(guī)格的場(chǎng)地方可能需要施工人員的身份證和照片方可進(jìn)場(chǎng);
7)制作施工物料清單進(jìn)度表，是否按期完成并確認(rèn)返工的時(shí)間差;
8)現(xiàn)場(chǎng)可以多準(zhǔn)備一點(diǎn)各種顏色的雙面膠或透明膠之類(lèi)的，一些輔助小工具盡量多帶。
接下來(lái)就是 現(xiàn)場(chǎng)搭建并負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的施工項(xiàng)目完成情況 ：
1)運(yùn)輸現(xiàn)場(chǎng)物料的通道入口以及貨梯的位置;
2)定好舞臺(tái)、主背景板位置，測(cè)量前后的間距;
3)簽到背景板、展示區(qū)的位置并確認(rèn)如何擺放;
4)活動(dòng)指示牌、活動(dòng)展架以及橫幅的位置;
5)控制臺(tái)、燈架以及音響及視頻設(shè)備的位置;
6)現(xiàn)場(chǎng)施工人員應(yīng)注意的安全事項(xiàng)以及活動(dòng)中不得隨意串崗或離崗。
到這里基本上場(chǎng)地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以為這就夠了嗎?你還需要 充當(dāng)“檢查官”的角色，檢查容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié) ，例如：
1)音響設(shè)備搭建好之后及時(shí)挑選背景音樂(lè);
2)接收主辦方提供的客戶資料，如：禮品袋、資料等等;
3)將活動(dòng)中所需的資料存放在某一個(gè)地方進(jìn)行統(tǒng)一管理分配;
4)檢查活動(dòng)當(dāng)中所需的道具;
5)所有物料的畫(huà)面、擺放位置是否正確;
6)嘉賓進(jìn)會(huì)場(chǎng)路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方;
7)檢查出問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正。
02 活動(dòng)彩排
1)首先確認(rèn)所有的彩排人員是否全部到位;
2)確認(rèn)舞美燈光、音響設(shè)備是否調(diào)試到位;
3)確認(rèn)禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達(dá)時(shí)間，活動(dòng)前需要進(jìn)行面對(duì)面溝通;
4)確定VIP嘉賓名單無(wú)誤;如有改動(dòng)及時(shí)和主持人溝通到位;
5)確認(rèn)演講臺(tái)上的桌花和擺放是否到位;
6)最后檢查一下會(huì)場(chǎng)地面是否保持清潔。
活動(dòng)彩排流程完成之后可以放松下，或者找個(gè)沒(méi)人的地方稍微睡一會(huì)，接下來(lái)就是坐等活動(dòng)開(kāi)始啦!
03 活動(dòng)管理
會(huì)前：
1)安排禮儀、工作人員負(fù)責(zé)嘉賓簽到環(huán)節(jié);
2)安排專(zhuān)門(mén)人員接待VIP嘉賓，(具體可以和客戶溝通);
3)安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花;
4)安排禮儀人員引導(dǎo)嘉賓入場(chǎng)就座;
會(huì)中：
1)安排工作人員為嘉賓開(kāi)門(mén)關(guān)門(mén);
2)活動(dòng)開(kāi)始前，和所有工作人員提前五分鐘進(jìn)行確認(rèn);
3)燈光show走起、音樂(lè)走起，主持人上場(chǎng);
4)會(huì)中各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)安排各工作人員把控，啟動(dòng)儀式需要禮儀協(xié)助;
5)安排攝影攝像人員在會(huì)場(chǎng)四周隨時(shí)拍照或攝影;
會(huì)后：
1)VIP嘉賓離場(chǎng)時(shí)，安排專(zhuān)門(mén)按電梯或者有專(zhuān)車(chē)接送;
2)嘉賓全部離開(kāi)場(chǎng)地之后，就開(kāi)始撤展，并囑咐施工人員注意安全;
3)與場(chǎng)地方進(jìn)行場(chǎng)地費(fèi)用結(jié)算，以及其他產(chǎn)生的費(fèi)用;
4)提醒客戶余下的資料是否要打包帶走;
5)最后帶回自家的物資，并檢查是否有遺留之物;
04 費(fèi)用清單
每場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)結(jié)束后都需要有一份詳細(xì)的費(fèi)用清單，一般會(huì)后的費(fèi)用清單包括以下三種：
1)活動(dòng)尾款催收;
2)演藝人員費(fèi)用;
3)物料制作費(fèi)用;
為了做到活動(dòng)成本的精準(zhǔn)度，盡可能地把所有的成本都計(jì)算在內(nèi)。在這個(gè)過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多意外產(chǎn)生的費(fèi)用都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)出的費(fèi)用。
05 活動(dòng)總結(jié)
活動(dòng)公司學(xué)會(huì)做會(huì)后總結(jié)很關(guān)鍵，并不是活動(dòng)做完了就不管不問(wèn)，而且需要收集一些活動(dòng)后的客戶反饋數(shù)據(jù)，為下次活動(dòng)積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同樣的錯(cuò)誤決不能出現(xiàn)在下次活動(dòng)身上。
1)收集活動(dòng)的拍攝照片和視頻;
2)提交客戶滿意度調(diào)查表，并抄送給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo);
3)媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發(fā)給客戶;
4)結(jié)算活動(dòng)尾款費(fèi)用;
5)針對(duì)此次活動(dòng)進(jìn)行活動(dòng)總結(jié);
根據(jù)墨菲定律“任何事都沒(méi)有表面看起來(lái)那么簡(jiǎn)單，會(huì)出錯(cuò)的事總會(huì)出錯(cuò)，如果你擔(dān)心某種情況發(fā)生，那么它就更有可能發(fā)生”,基于這點(diǎn)用于在公關(guān)活動(dòng)當(dāng)中是最好的活動(dòng)執(zhí)行警鐘。